人材ポートフォリオとは？作り方や活用のポイントをわかりやすく解説
目次
人材ポートフォリオとは？
まずは人材ポートフォリオの基礎知識を解説します。
人材ポートフォリオの概要
「人材ポートフォリオ」は、企業内の人的資本の構成内容をまとめた資料のことです。具体的には、人材配置に関する以下3点を可視化します。
- 社内のどこに：部署、役職、ポジション など
- どのような人材が：職種、能力やスキル、性格タイプ、志向 など
- どのくらい：人数、在籍年数 など
人材ポートフォリオを適切に活用することで「社内のどこに」「どのような人材が」「どのくらい」所属しているのかを明確にできます。これにより、適材適所の人材配置や経営戦略の効率化、生産性の向上などに役立てることが可能です。
人材ポートフォリオの4象限
人材ポートフォリオは人的資本をまとめた資料とお伝えしました。具体的には縦軸に「個人×組織」を横軸に「運用×創造」を用いて、以下のように4象限で人材タイプを分類し、人材ポートフォリオを設計します。
- アドミニストレーター（組織×運用）：定型業務を通して組織を牽引する
- イノベーター（組織×創造）：組織全体を見て業績の向上を図る
- エキスパート（個人×運用）：特定分野の知識から組織を運営する
- スペシャリスト（個人×創造）：専門知識を応用して新たな戦略を立案
縦軸・横軸でわけられた4象限が人材ポートフォリオの設計基準となることを覚えておきましょう。
人材ポートフォリオが注目される背景
人材ポートフォリオの作成に注目している企業は増えています。ここでは、注目されている背景を3つ紹介します。
働き方の多様化
人材ポートフォリオが注目される背景の一つ目は「働き方の多様化」です。
今までの日本は「年功序列」や「終身雇用」の考えが根強くありましたが、現在は働き方改革の推進などにより雇用形態や働き方が多様化しています。
労働者はフルタイムの正規雇用だけでなく、プロジェクトベースの仕事やフリーランスを求めるようになりました。また、正規雇用の方でも時短勤務やリモートワークなど様々な働き方も選択できるようになっています。
多様な働き方に対応するためにも、人事側でも柔軟な人材配置や人材マネジメントが必要となり、人材ポートフォリオの重要性を高めています。
ビジネス環境の変化
人材ポートフォリオが注目される背景には「ビジネス環境の変化」もあげられます。急速なテクノロジーの進化や市場の変化により、ビジネス環境は複雑かつ年々加速しています。
企業はビジネス環境の変化に対応するために、柔軟かつ多様なスキルを持つ人材の採用や、限られた人的資源から自社のビジネスを効率化する人材配置を考える必要があります。
人材ポートフォリオを作成することにより、個々の従業員が持つスキルセットや適材適所を明確に示すことができる人材ポートフォリオが注目されています。
「人的資本経営」の注目
「人的資本経営」は従業員のスキルや知識、経験などを企業の資本とみなし、経営戦略の一部として積極的に活用する経営手法のことです。
2022年5月に経済産業省が公表した「人材版伊藤レポート2.0」でも人的資本経営について取り上げられ、同時に動的な人材ポートフォリオの重要性も言及されています。
これにより、自社の人的資本である従業員を経営資源として捉え、人材タイプや能力・志向などで分類し、最大限に活用することが求められています。
人材ポートフォリオを作成することで、どのような人材が、社内のどこに配置されるのか可視化できます。経営戦略に基づいて人材を最適化するための手段として、人材ポートフォリオは注目を集めています。
人材ポートフォリオを作成するメリット
企業が人材ポートフォリオを作成するメリットを3つ解説します。
適切な人材配置
人材ポートフォリオを作成することにより、自社の事業内容やプロジェクトに適した人材の配置が可能となります。
人材ポートフォリオを通じて、従業員の強み、弱み、志向、キャリアステップを可視化できるため、業務やプロジェクトの特性や方向性に合った人材を適切に配置できます。
また、従業員のキャリアステップが明確になると、将来を見越して足りないスキルの研修を実施したり、新たな業務をお願いしたりなど、人材育成にもつながります。
従業員も自身の強みを最大限発揮できるポジションや、希望のキャリアに沿った業務に携わることでモチベーションアップにもなり、生産性の向上が期待できます。
従業員に合わせたキャリア支援
人材ポートフォリオを作成して、従業員一人ひとりの強みや弱み、キャリアの志向を把握することは、従業員へのキャリアパスの提案や実現にも役立ちます。
近年、働き方やキャリアプランが多様化しています。時短勤務、ワークライフバランスを重視、専門性を磨きたい、新しい事業に挑戦したいなど、キャリアの志向は個々によってさまざまです。
そのため、人材ポートフォリオを作成して、従業員の適性とキャリアプランを理解することで、個人の志向に合致した人材配置や、働き方に適したポジションを提案しやすくなります。
従業員の希望に沿ったキャリアを会社が提供することにより、従業員のエンゲージメントが上がり、生産性の向上や定着率改善にもつながるでしょう。
人材の過不足を把握
人材ポートフォリオの作成によって、自社に在籍している人材の過不足を把握できます。自社にはどのようなスキルをもった人材が多く、逆にどのような人材が足りていないのかを明確にできるため、過不足のあるプロジェクトや部署に対して、採用や配置、教育などの面で適切な対応を取れるようになります。
また、正規雇用の従業員と雇用期間が限られている従業員の役割を明確にすることで、必要な箇所に人材やコストを活用できるため人件費削減にもつながります。
人材ポートフォリオは、従来の履歴書や職務経歴書にはない情報や、個人の能力・スキルをより具体的に示すことが可能です。今後ますます競争が激化する人材市場において、人材ポートフォリオの活用は企業を成長させていくためにも不可欠なツールといえるでしょう。
人材ポートフォリオの作り方（設計～分析まで）
人材ポートフォリオが重要と理解しても、何から手つけて作成したら良いかわからない方も多いと思います。ここでは、分析から設計手順も含め人材ポートフォリオの作り方を解説します。
STEP1：目的の明確化
まずは自社の中長期的な経営目標をもとに、人材ポートフォリオを作成・活用して何を達成したいのかを明確にしましょう。会社が求めるゴールや成果に合わせて、どのような情報を収集し、どのような形で人材ポートフォリオを活用するのかを具体的に定義します。目的を明確にすることで、活用後に振り返りを行った際に達成度合いも確認できます。
STEP2：人材タイプの定義・分類
STEP1で明確にした目的に合わせて、人材タイプを定義・分類します。最もベーシックな人材タイプは以下の4象限です。
- 定型業務で組織を運用するアドミニストレーター（組織×運用）
- マネジメントの役割を担うイノベーター（組織×創造）
- 特化した能力で組織を運用するエキスパート（個人×運用）
- 専門知識を応用して新たな創造が得意なスペシャリスト（個人×創造）
他にも「正規雇用×有期雇用」で役割分担を明確化、「総合職×専門職」で全国転勤者とエリア限定の人材を可視化するなどさまざまです。
また、自社の事業内容や経営目標など将来的な方向性も見据えて人材タイプを定義・分類すると、採用や人材育成の計画もより立てやすくなるでしょう。
STEP3：社内の人材を各タイプに振り分ける
人材タイプを定義したら、自社の人材を分析してそれぞれのタイプにあてはめます。このフローで重要なことは「客観的なデータを用いて分類」することです。
人事やマネジメント層の主観でタイプわけすると、正しく分類できない可能性があります。客観的な視点から、人材の性格タイプを可視化できる適性検査なども活用して分類すると精度が高まるでしょう。
STEP4：人材の過不足を分析する
従業員を各タイプに分類したら「どのタイプの人材が少なくて、どのタイプが多いか」を分析しましょう。
例えば「マネジメントの人材は多いが、運用する若手の人材が少ない」「ルーティンが得意なタイプは多いが、新しいことを創造できる人材は少ない」など普段何気なく意識している課題が顕在化します。
分析した結果「課題がわからない」「事業展開に必要な人材が明確でない」などの問題が発生した場合は、人材ポートフォリオの作成手順の振り返りや経営層も交えて改めて経営戦略について話し合いましょう。
STEP5：余剰・不足に対する打ち手の考案
最後に、分析結果を元にして余剰な人材や不足している人材に対する打ち手を考えて実行します。具体的な打ち手は以下の4つです。
- 採用：不足している人材を採用する（新卒、中途、派遣など）
- 研修・育成：自社の従業員を育成して、不足する人材やスキルを補う（研修、OJT、評価制度など）
- 配置転換：余剰箇所から不足箇所に配置転換（異動、転勤など）
- 解雇：適切な人材を役職に抜擢（早期退職制度など）
余剰な人材については、異動や再配置、新たなプロジェクトへの参加などを検討し、適切なポジションに人材を配置します。不足している人材については、外部採用や内部研修プログラムの導入などを考えて実行します。
基本的には「適材適所な配置」や「従業員のスキル向上」のための打ち手を実施し「解雇」は最終手段で行いましょう。
打ち手の考案・実行により、効果的かつ戦略的な人材マネジメントが可能となり、企業の生産性向上につながります。
人材ポートフォリオ作成の注意点
人材ポートフォリオを作成するにあたり、注意点が3つあるので解説します。
目的を明確にする
人材ポートフォリオを活用する際の注意点のひとつは、目的を明確にすることです。人材ポートフォリオにおける分類の軸は、以下の活用目的に応じて設定します。
- 効果的な人員配置
- 不足人材の採用
- 余剰ポジション人材の整理
- 事業計画の達成 など
目的が明確でないと軸がブレて、人材ポートフォリオを効果的に活用できません。また、設計に満足してしまい活用されずに終わる可能性もあります。作成する前に必ず明確な目的を設定しましょう。
作成・運用に労力がかかる
人材ポートフォリオの作成・運用には労力がかかることも理解しておきましょう。人材ポートフォリオを設計する際は、経営戦略や事業戦略を踏まえて人材タイプを分類したり、従業員のデータ収集をしたりと時間と手間がかかります。
また、人材ポートフォリオを作成してもすぐに効果が出るものでもなく、従業員から理解を得たり、経営戦略が変わったら必要に応じて見直したりなど運用も長期的に行わなければなりません。
従業員の負荷や人事部のリソースなどもしっかりと考慮したうえで、人材ポートフォリオの作成に取り組むと良いでしょう。
従業員に優劣をはかるものではない
人材ポートフォリオは、各人材タイプや従業員に優劣をつけるものではありません。あくまでも、必要なポジションや人員の状態を把握するためのツールです。
人材タイプや従業員に優劣をつけて、ほしい人材タイプのみを集めた結果、人材タイプが偏り業務が効率良くまわらない可能性も高まります。人材タイプは特性と捉え、客観的な視点からタイプの振り分けや分析を行いましょう。
人材ポートフォリオを活用する際のポイント
人材ポートフォリオを効率良く作成・活用するポイントを3つ紹介します。
すべての雇用形態を対象にする
人材ポートフォリオを活用する際は、正社員だけではなく契約社員や派遣、パートなどすべての雇用形態も含めて分析することがポイントです。
正社員だけを対象にするとデータが足りず、人的資源の現状分析が難しくなります。また、企業によって定型業務は派遣、パートに任せているケースも多いでしょう。
そのため、正社員のみと限定せずにすべての雇用形態を対象にして活用した方が十分なデータが集まり、自社の人的資源の全体像を把握・改善することに役立ちます。
従業員の希望も考慮する
人材ポートフォリオを活用する際は、人事や経営層の都合や希望だけでなく、従業員の希望も考慮しましょう。
例えば、あるポジションに人材が余剰しているため、人事や経営層の所感と独断で、従業員をこれまでとまったく関連のない部署に配置転換をすると、離職のきっかけやモチベーション低下につながる場合があります。
作成の際に従業員の希望やキャリアパスを把握して、活用時は従業員の希望や適性も見ながら適切な人員配置を考えましょう。
従業員の特性を把握する
人材ポートフォリオを活用するにあたり、客観的かつ信頼できるデータを元にタイプの分類、人員配置を行いましょう。
人事部が把握している従業員のスキルや希望、キャリアパスだけでなく、個々の適性や特性を把握することも大切です。評価制度の定性的な結果やコメントを参考にするのも一つの方法ですが、あくまでも主観であり客観性があるとはいえません。
性格適性検査などの外部ツールを利用して、客観的な視点から従業員の特性や適性を把握して、適切な人員配置ができるようにすると良いでしょう。
人材タイプも可視化できるHRTechサービス「ミツカリ」
ここまで、人材ポートフォリオを活用することで、自社の人員過不足の把握ができ、適材適所の人材配置が可能になるとお伝えしました。
しかし、人材の配置変更は人材ポートフォリオのデータと、人事部や経営層の主観だけでは従業員の不安を招く場合があります。そのため、従業員の希望を把握することはもちろん、個々の性格や特性も理解しておかなければ、適切な人員配置は難しいといえます。
弊社「ミツカリ」では、適性検査とエンゲージメントサーベイを用いて、応募者や既存社員ひとりひとりの性格や相性を可視化するHRTechサービスを提供しています。
採用候補者や既存従業員に約10分の性格適性検査を受検いただくことで、受検者の性格・価値観を可視化できます。
性格・価値観をもとに「既存/新規」「個人/組織」の軸で人材を4タイプに分類する機能もあるため、配属や新規のチーム作りなどに活用できます。
※画像はサンプルです
また、性格・価値観をベースに採用候補者と部署・チームの相性も数値化できるため、より自社にマッチした人材を採用することも可能となります。
新入社員の入社後や既存従業員のモチベーション確認は、約1分程度で計測できるエンゲージメントサーベイ機能で分析できます。
「社員のワークエンゲージメント」「報酬」「人間関係」「職務適性」「コミュニケーション」の5つの要素から、新入社員・既存社員の状態を計測できます。
「ミツカリ」ひとつで、採用・配属・人材配置・マネジメント・従業員のエンゲージメントなどをカバーすることが可能です。人材ポートフォリオを作成して、自社の人材過不足や配置の傾向などを工数をかけずに明確にしたい方にもぴったりです。
人材ポートフォリオ活用事例
弊社「ミツカリ」のサービスを活用して、人材分析をしている企業様の事例を紹介します。
人材データを分析して採用要件を再定義
情報キュレーションのアプリなどを開発・運営する株式会社Gunosy様の活用事例です。「課題」「ミツカリ導入の理由」「結果」にわけて具体的に紹介します。
課題
コロナが明けて社内の体制が整い、採用を活発化させるにあたり、会社のフェーズ変更に合わせて多様な人材を採用する方針になりました。そのためには、どんな人材を採用していくべきか、再度分析や議論を進めていく必要性を感じていました。
ミツカリ導入の理由
性格適性検査をもとに人材のデータを詳細に確認できること。
人材の能力を可視化するために能力検査を利用する案があがっていましたが、将来性を視野に入れて採用を考えたときに性格適性検査を活用する方向となりました。
「今いる人材はどんな特徴を持っているのか」「これからのフェーズではどんな人材が不足していて、どんな人材を採用するべきなのか」などの採用要件をミツカリは詳細に分析できるので、採用要件の再定義に活用できそうと思い導入しました。
結果
定量的なデータをもとに社内で議論することにより、明確な要件定義を行うことができています。
社内状況の変化により従業員の結果も変わるので、環境の変化による価値観を把握するために要所要所で従業員に再受検いただき、変化を分析しています。
また、採用活動でも性格適性検査の結果をもとに、面接での質問の組み立て方や面接官のディスカッションの材料として活用しています。今後はどのような社員が多く、ハイパフォーマーな人材の特徴も詳細に分析したいと思います。
人材データを活用して人事の意思決定を最大化
口コミグルメサイトの開発・運用を行う株式会社Retty様の活用事例です。「課題」「ミツカリ導入の理由」「結果」にわけて、具体的に紹介します。
課題
限られた採用担当者でないと採用・配属の意思決定ができないため、事業をスケールする際に課題を感じていました。
採用の意思決定を最大化するにあたり、「自社で活躍する人」をデータに基づいて定義し、精度を高めることが重要と思い関連するツールを調査していました。
ミツカリ導入の理由
データベース化や分析画面もわかりやすく導入を決めました。
もともと別の適性検査を使用していましたが、PDFや紙のみの結果だとデータベース化に工数がかかることが課題でした。しかし「ミツカリ」はCSV出力機能があるため、データベース化や蓄積も容易に行えるので便利と感じました。
また、活用に向けた解説資料も充実しており、サービス画面もわかりやすく、自社での運用でも問題なく活用できるイメージができたので導入しました。
結果
マネージャーになる方への研修と、メンバー移動や引継ぎの際の相互理解でも活用できています。
結果のシートを元に部下への声掛けや接し方を解説することに活用しています。ちょうど採用も拡大期に入っているので、蓄積したデータと経験の双方を融合した採用を進めていくためにも活用しようと思っています。
人材ポートフォリオで適切な人員配置を
今回は、難しく考えられがちな人材ポートフォリオに焦点をあてて、注目されている背景や活用のメリット、分類方法や作り方などを解説しました。
人材ポートフォリオを作成・活用することで「適材適所の人材配置」「経営戦略達成」などの効果が期待できます。
ビジネス環境が急速に変化していく中で、新入社員や既存従業員のポテンシャルを最大限発揮するためにも、人材ポートフォリオの作成・活用は必須といえるでしょう。
弊社「ミツカリ」では性格適性検査とエンゲージメントサーベイを用いたHRTechサービスを提供しています。
採用候補者や既存の従業員に受検いただくことで、人材ポートフォリオの作成に必須の「人材タイプ」をデータ化することはもちろん、従業員の性格や特性も可視化できるので、人材ポートフォリオと併用して活用することで、適切な人員配置を実現できます。
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